Tips för digitala möten

I tider när vi behöver mötas på andra sätt finns det många olika tjänster där man kan ordna med videobaserade möten och seminarier på nätet. Vi kan hjälpa dig som har eller vill starta en studiecirkel eller hålla ett seminarium att komma igång nästan oavsett vilken tjänst du vill använda.

I första hand rekommenderar vi Teams och Zoom eftersom vi själva dagligen använder de mötesplattformarna och snabbt kan hjälpa dig att komma igång. Teams och Zoom erbjuder båda bra funktioner och är användarvänliga.

Microsoft Teams

Microsoft Teams kan användas både till videosamtal och chatt (likt Skype för företag) men det finns även möjlighet att samarbeta och dela dokument i arbetsgrupper – team. Studiefrämjandet har licens för Teams och vi kan bjuda in de som deltar i våra studiecirklar som gäster. Kontakta någon av våra handledare så berättar vi mer om hus du kan göra.

Flera av Studiefrämjandets studiecirklar och distanskurser pågår i Teams.

Zoom.us

Zoom ger möjlighet att skapa onlinemöten som liknar ett möte i fysisk miljö. Zoom är ett vanligt verktyg för videokonferenser i förenings- och utbildningsvärlden.

Med hjälp av skärmdelning, whiteboardverktyg och möjlighet att lämna över ord och bild till deltagare skapas en flexibel lärmiljö. Det finns handuppräckning och möjlighet till undersökningar samt möjligheter att dela upp mötet i mindre grupper för diskussion (s.k. break out rooms) och det finns möjlighet att interagera via chatt. Video och ljud är i HD, mötet är inspelningsbart och deltagarna får inbjudan att ansluta till onlinemötet via en kalenderförfrågan eller länk. Det finns också en app för telefonen.

Zoom är bra för att genomföra workshops och seminarier där de som deltar förväntas vara aktiva. Zoom finns både i gratis version och en betalversion som innehåller fler möjligheter att genomföra stora och långa möten/seminarier. Vem som helst kan ladda ner applikationen på nätet och bjuda in till ett möte i Zoom. Var noga med att ladda ner den äkta Zoom, det finns falska versioner. 

Studiefrämjandet använder Zoom till exempelvis danskurser, körer och studiecirklar för att ta jägarexamen.

Säkerhetsrisker för distansmöten

Det finns säkerhetsrisker i samband med Zoom och andra gratis videokonferenser men också sätt att göra mötena säkrare.

Läs aktuell information om detta på Internetstiftelsens hemsida 

Lista över andra möjliga plattformar för digitala studiecirklar:

• Discord – ett verktyg som används flitigt inom spelkulturen och gamingvärlden.
• Google Hangouts – Enkelt videokonferenssystem för grupper på upp till 10 personer. Kräver att alla har Google-adress.
• Skype – Ett tidigt och populärt verktyg för videosamtal. Uppköpt av Microsoft och inte längre under utveckling men fortfarande vanligt bland privatpersoner.
• Facebook messenger – Väldigt vanlig bland privatpersoner. Kan vara ett lämpligt verktyg för till exempel kamratcirklar är alla redan har Facebook-konto och många känner varandra.

Cirkelledarens roll i det digitala rummet är densamma som för en fysisk studiecirkel: att involvera deltagarna och skapa ett bra samtal. Tekniken kan vara en tillgång men kan också skapa hinder för kommunikationen. Här kommer några tips för dig som vill leda en cirkel på distans.

Välj en lämplig digital plattform för era sammankomster

Det finns många verktyg för digitala möten som är lätta att använda. Välj i första hand ett som du som cirkelledare känner dig trygg med. Ett system som deltagarna redan använder har naturligtvis stora fördelar.

Om ni väljer ett system som kräver installation eller andra förberedelser, skicka i så fall ut instruktioner i god tid. Uppmana deltagarna att bekanta sig med systemet och boka gärna in ett kort möte för att testa tekniken och säga hej.

Viktigt att alla är förberedda

I digitala sammanhang är det extra viktigt att alla är förberedda inför mötet. Betona vikten av att alla gjort de uppgifter som ni kommit överens om och att alla deltagare hittar en lugn och störningsfri plats att sitta på.

Starta mötet tidigt och testa tekniken

Det är en god idé att du som cirkelledare startar mötet tio minuter tidigare. Då får alla en möjlighet att testa ljud och bild, och sammankomsten kan ändå börja i tid.

Dra dagens schema och förhållningsregler

Inled varje sammankomst med att snabbt berätta om förhållningsreglerna för mötet. Be deltagarna uppsöka en lugn vrå om de inte redan gjort det, be alla stänga av ljudet på mikrofonerna när de inte pratar, be dem lägga undan mobiltelefoner.

Berätta vad ni vill åstadkomma idag, hur tidplanen för övningar och pauser ser ut.

Incheckning

Ett bra sätt att få igång samtalet i gruppen är att köra en snabb incheckningsrunda. Hur är läget idag? Vad har man tänkt på sen senast? Gärna lite oväntade frågor för att få igång gruppen.

Få igång samtalet och involvera alla deltagare.

I ett digitalt möte är det svårare att upptäcka om någon sitter tyst. Fördela ordet rättvist och variera ordningen. Om ordet är fritt skall du vara observant på om alla uttalat sig. Lämna gärna lite tomrum i slutet av alla diskussioner innan du går vidare.

Tips för levande samtal

• I små grupper kan alla ha kameran igång. Håll ögonkontakt och fokusera på det som händer på skärmen.
  
  
• Ge tydlig återkoppling på vad som sägs och överdriv gärna kroppsspråket lite. Le, nicka och gör tummen upp. Om ordet inte är fritt kan ni använda chattfönstret för att ge tummen upp och kommentera vad som sagts.
  
  
• Dela upp er i smågrupper för diskussionsövningar. Varje smågrupp har sitt eget videosamtal. Kom ihåg att hålla tiden för återsamling.
  
  
• Använd energizers – korta pausövningar - om du märker att energin blir låg i gruppen.
  
  
• Ta regelbundna pauser. En studietimme är 45 minuter. Det är också ett lämpligt intervall mellan pauserna.
  
  Stäng av mikrofon och kamera och lämna datorn för att göra något helt annat. Kanske lyssna på en bra låt eller gå ut på balkong eller i trädgården en sväng? Här är också möjlighet för deltagarna att kolla telefon och liknande. När ni återsamlas bestämmer ni tid för nästa paus.

Avsluta mötet

I slutet av mötet, sammanfatta vad som gåtts igenom och vad alla behöver göra inför nästa sammankomst. Avsluta gärna med en utcheckningsrunda. Hur har mötet fungerat? Vad tar man med till nästa gång?

Vi kan hjälpa er förening att genomföra ert årsmöte digitalt. Vi har bland annat tagit fram utbildningsmaterial för både Zoom och Teams.

Digitalt årsmöte i Zoom

Vi rekommenderar generellt att använda Zoom för digitala årsmöten. För större möten, och möten där man kan räkna med slutna voteringar har Zoom bättre funktioner än många andra mötesverktyg.

Här hittar du utbildningsmaterial för Zoom.

Enklare digitalt årsmöte i Teams

Teams rekommenderas för föreningar som håller mindre möten, är något mindre noga med mötesformalian och som redan har erfarenhet att arbeta i Teams. Utbildningen är något kortare än den för Zoom, eftersom det är färre funktioner att gå igenom. Vi har också förenklat upplägget.

Här hittar du utbildningsmaterial för Teams.

Digitalt årsmöte med VoteIT

Studiefrämjandet är medlemmar i föreningen VoteIT och har lång erfarenhet av att använda systemet i samband med årsmöten.

Att genomföra ett digitalt årsmöte med VoteIT

• Digital plattform istället för årsmöteslokal
• Årsmötet blir textbaserat
• Mötet genomförs under en längre tidsperiod än ett fysiskt möte
• Möjliggör i övrigt samma funktioner; diskussioner, yrkanden och beslutshantering sker helt digitalt
• Kan med fördel kompletteras med inspelade genomgångar av de beslutspunkter som ska hanteras
• Votering sker i systemet

Viktigt att tänka på

• Mötesdeltagarna behöver tillgång till en digital enhet med internetuppkoppling (mobil, dator eller surfplatta)
• En tydlig kallelse – det ska vara enkelt att förstå hur mötet ska genomföras.
• En tydlig arbetsordning – det ska vara enkelt att förstå mötets upplägg.
• Ni behöver avsätta tid för utbildning i verktyget (här stöttar vi gärna er)

Andra typer av digitala möten

Har ni behov av att genomföra andra typer av digitala möten? Kontakta Studiefrämjandet på din ort så hjälper vi er med andra lösningar.