Integritetshantering vid rekrytering och anställning

1. Allmänt

Studiefrämjandet Mitt skyddar din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och god praxis för dataskydd. ”Studiefrämjandet Mitt” syftar på den organisation där du ansöker om en befattning och som agerar som personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Detta integritetshanteringsdokument beskriver hur personuppgifter som rör dig samlas in, behandlas och skyddas under Studiefrämjandet Mitts rekryteringsprocess.

2. Varifrån kommer uppgifterna?

Studiefrämjandet Mitt samlar in personuppgifter direkt från dig och som du valt att delge. Dessutom samlas uppgifter in från tredjepartskällor i den utsträckning som är tillåtet i gällande lagstiftning eller baserat på ditt samtycke om och när detta är nödvändigt, för att bedöma din lämplighet för den befattning som du söker - t ex genom angivna referenspersoner och din ansökan via Platsbanken.

3. Vilka slags uppgifter samlas in?

Studiefrämjandet Mitt samlar endast in personuppgifter och information som är nödvändiga för rekryteringsprocessen, t ex personuppgifter som du skickar in via e-post med din ansökan såsom namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, foto, CV, uppgifter om tidigare och nuvarande arbetsgivare, utbildning och arbetserfarenhet, språk- och IT-kunskaper samt löneanspråk. Personuppgifterna kan kombineras med t ex information hämtad från intervjuer eller annan kommunikation med dig och dina angivna referenspersoner.

4. Vad används uppgifterna för?

Behandling av dina personuppgifter bygger främst på berättigade intressen – detta krävs för att du ska vara aktuell i rekryteringsprocessen och för att utvärdera din lämplighet för den befattning du söker. Studiefrämjandet Mitt måste behandla den sökandes personuppgifter eftersom detta krävs för att vidta åtgärder innan något anställningsavtal kan tecknas. Observera att du kan diskvalificera dig från anställning om du inte anger nödvändig information. När behandlingen bygger på ditt samtycke kan du alltid ta tillbaka detta när som helst genom att kontakta Studiefrämjandet Mitts HR-person. Att ta tillbaka samtycket påverkar inte behandlingens laglighet i enlighet med samtycket innan det drogs tillbaka.

5. Hur länge lagras uppgifterna?

Om Studiefrämjandet Mitt väljer att anställa dig behåller vi nödvändiga personuppgifter under hela din anställningstid och under den tid som krävs enligt tillämpliga lagar. Under anställningsrelationen kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med gällande lagar. Om Studiefrämjandet Mitt inte anställer dig destrueras och raderas dina personuppgifter 12 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats.

6. Vem får behandla dina personuppgifter och anges uppgifterna för tredje part?

Dina personuppgifter behandlas endast av utsedd rekryteringsgrupp som utvärderar din ansökan (t ex länschefer, distriktschef och HR) samt av de stödfunktioner som krävs vid rekrytering såsom Ekonomi och IT. Dina personuppgifter behandlas inom bara Studiefrämjandet Mitt.

8. Hur kan du påverka behandlingen av dina personuppgifter?

Du har rätt att begära åtkomst till uppgifter som rör dig (rätt till information), rätt att korrigera uppgifterna (rätt till rättelser) om det finns fel i uppgifter som rör dig eller om uppgifterna är felaktiga eller bristfälliga samt att få dina personuppgifter raderade i vissa situationer, t ex när uppgifterna inte längre är nödvändiga för de syften de samlades in för eller om du vill ta tillbakasamtycket och det inte finns några andra grunder för behandlingen (rätt till radering).

I vissa situationer kan du ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter (rätt till begränsning av behandling). När behandlingen har begränsats kommer dina personuppgifter endast att lagras, inte behandlas vidare.

9. Hur skyddas dina personuppgifter?

Studiefrämjandet Mitt använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder och processer som skyddar personuppgifterna från förluster, felaktig användning och liknande obehörig åtkomst. Uppgifterna samlas in till servrar och databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder och är endast åtkomliga för specifika personer som har utsetts i förväg. Om du anställs förvaras dina personuppgifter i en personakt i ett låst arkivskåp dit endast HR har tillgång.

11. Var kan du vända dig om du har frågor kring behandlingen av dina uppgifter?

Om du har några frågor kring hanteringen av personuppgifter vid rekrytering kan du kontakta Studiefrämjandet Mitts HR-person.