Tips för hantering av personuppgifter

För att göra det lättare att göra rätt har vi satt ihop några punkter med information som kan vara värdefull att ta del av. Tillsammans kan vi uppnå en säkrare hantering och hjälpas åt att värna om den personliga integriteten hos alla deltagare i vår folkbildande verksamhet. Om du har frågor, tveka inte att höra av dig till din lokala kontaktperson!

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara uppgifter som namn, kontaktuppgifter, personnummer eller en bild på någon. För en cirkelledare handlar det framförallt om deltagarnas personnummer och kontaktuppgifter som finns på närvarolistan.

Har Studiefrämjandet rätt att behandla personuppgifter?

När behandling av personuppgifter sker ska det alltid finnas lagligt stöd till behandlingen, i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Hanteringen av personuppgifter i den folkbildande verksamheten lutar sig mot den rättsliga grunden allmänt intresse, och syftar bland annat till att uppfylla myndigheters krav på redovisning av verksamhet.

Varför behövs en närvarolista med personuppgifter?

Närvarolistan är bland annat till för att redovisa genomförd verksamhet till den myndighet som fördelar ekonomiska medel till folkbildningen. Närvarolistan är även en förutsättning för ledarens och deltagarnas olycksfallsförsäkring under den tid de deltar i studiecirkeln.

Vi följer upp vilka grupper av deltagare vi når ut till, som en del i arbetet med att mäta hur väl vi lever upp till de mål som staten har med den folkbildande verksamheten. I det arbetet är data från våra närvarolistor ett viktigt redskap för att bland annat kunna mäta att vi gör rätt saker och når ut till rätt deltagare.

Hur ska närvarolistan hanteras?

Närvarolistan innehåller personuppgifter om dig som cirkelledare samt om deltagarna i cirkeln. Låt inte närvarolistan ligga framme eller skickas runt bland deltagarna i gruppen. När det gäller hantering av Studiefrämjandets e-tjänst är det viktigt att komma ihåg att förvara inloggningsuppgifter på ett säkert ställe samt att logga ut ordentligt när närvaron är registrerad. E-tjänsten är det säkraste sättet att hantera studiecirkelns närvaroregistrering på.

Kontaktuppgifter kan delas inom cirkeln, men informera gärna deltagarna om detta så har de möjlighet att säga ifrån om de inte vill dela sina uppgifter.

Vilka rättigheter har ledare och deltagare i folkbildningsverksamheten?

Med stöd av dataskyddsförordningen har rätten till de egna personuppgifterna stärkts. Ledare och deltagare i Studiefrämjandets verksamhet har bland annat rätt att beställa hem ett registerutdrag med sina personuppgifter, men även rätt att få korrigera felaktig information om sig själva samt rätt att få viss information raderad.

Läs mer om hur vi hanterar personuppgifter

Var finns ytterligare information om GDPR och dataskyddsförordningen?

I vår integritetspolicy har vi också samlat information om vilka uppgifter vi hanterar och hur vi hanterar dem samt med vilken laglig grund vi har rätt att behandla dem.

Om du vill läsa mer om dataskyddsförordningen och de lagliga grunderna för personuppgiftsbehandling kan du gå till Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.